Ещё до недавнего времени для создания и редактирования документов все пользовались информационной системой Microsoft word и другими операционными системами стационарно на персональном компьютере. Но в современных реалиях очень удобно хранить документы в облаке и иметь к ним общий доступ по ссылке для просмотра и редактирования. Для этих целей идеально подходит облачный сервис Гугл Докс. Что это такое? Об этом я расскажу Вам в этой статье.
Что такое гугл диск и гугл документы?
Гугл докс - бесплатный сервис без привязки к моему персональному компьютеру, где я создаю таблицы, презентации и документы. Иными словами, это специальный веб-сервер Гугл или облако, где хранятся все мои документы, доступ к которым будет возможен со всех устройств в сети.
Главные преимущества Гугл диска:
- Не надо платить за гугл. Гугл докс - бесплатны для всех, преимущество налицо. Я могу использовать только 15 гб бесплатного хранилища, но этого вполне достаточно.
- Сохранение данных. Вся информация хранится в облаке, иными словами,в интернете. Если вдруг возникнут проблемы с компьютером: сломается, потеряю, украдут — то всегда можно зайти на Гугл диск с другого устройства. Мои данные никуда не денутся, даже если компьютер не возможно восстановить.
- Лёгкий обмен данными. Гугл докс уникален тем, что можно легко обмениваться данными. Достаточно просто отправить ссылку на документ заказчику.
- Общий доступ. Прекрасная возможность работать над документом одновременно с заказчиком или партнёрами, когда они видят файл на своём компьютере.
- Автоматическое сохранение. Гугл за меня сохраняет данные. Я работаю - он сохраняет. Не нужно повторять одно и то же действие каждые 10 минут для сохранения или переделывать работу, если вдруг выключился компьютер. Все останется на диске.
- Голосовой робот. Есть возможность надиктовать текст и потом просто его отредактировать.
- Возможность работать на любой платформе. Гугл докс может работать с любой операционной системой и на любом устройстве. Я могу делать это с телефона, компьютера, планшета, главное — доступ к сети и аккаунт на Гугл диске.
Как создать диск?
Существует два способа создать свой Гугл диск.
- Через Сайт Гугл на странице www.google.com. Здесь два варианта :
- У меня нет аккаунта на Гугле - мне нужно Зарегистрироваться. Сервер предложит мне подтвердить номер телефона, ввести данные и нажать кнопку «Создать аккаунт».
- Второй вариант, если я уже зарегистрирована. Тогда мне просто нужно ввести свои данные (имя пользователя - это Почта gmail и пароль) и нажать кнопку «Войти» Для доступа к Диску.
- Через почту на Gmail. Если у меня уже есть почтовый ящик, то этого достаточно. Я ввожу свой пароль и логин от почты на http://drive.google.com/, и можно начинать работать.
Какие бывают документы на диске?
На гугл диске можно работать с текстовыми документами, презентациями или таблицами. В гугл Докс можно делать аналогичные операции, как в Word, так как они очень похожи по интерфейсу и функциям.
- Документы
Гугл докс - идеальны для работы с текстом. В этой программе можно писать тексты и предоставляя доступ другим пользователям , работать с ними вместе над одним файлом одновременно. Программа позволяет комментировать прямо в документе и показывает историю комментариев.
- Таблицы
С помощью этой программы можно создавать таблицы с данными. Возможно перемещать таблицы в Microsoft Excel и наоборот.
- Презентации
В программе Гугл презентации можно создавать красочные презентации. Их также возможно перемещать в PowerPoint.
Как создать файл docs?
Как создать файл на диске?
- Для начала мне нужно попасть на Гугл Диск. Аккаунт у меня уже есть, я захожу на http://drive.google.com/, ввожу логин и пароль для входа, если в данный момент не авторизована.
- Слева у Меня появляется кнопка с плюсиком “Создать”, нажимаю её и выбираю: “Создать документ”, “Создать таблицу” или “Создать презентацию”, выбирая с чем я хочу работать. Так же есть опция “Использовать шаблон”, с помощью которой легко, например, создавать такие текстовые файлы как: резюме, письма, рефераты и тд.
Таким же образом можно пройти по ссылке: https://docs.google.com/, в главном меню слева выбрать Документы, Презентации или Таблицы нажав кнопку “+” и создать нужный документ.
Работа с текстом (инструкция по созданию и основные функции)
Для работы с текстом я выбираю “Создать новый документ”, появляется белый лист с панелью инструментов, в котором можно работать. Лист очень похож на Word: можно писать текст, вставлять в него таблицы, рисунки, менять шрифты, делать списки и т. д.
Панель инструментов
На панели можно найти все необходимые инструменты для работы с текстом.
Так же как в Word можно отправить документ на печать, отменять последнее действие, возможно скопировать форматирование, изменять масштаб текста, менять стили.
Изображения
Чтобы вставить в текст картинку на панели инструментов:
- Я нажимаю “Вставка”. Затем с помощью инструмента ”Изображение”;
- загружаю любое изображение с компьютера, фото с гугл диска, или фотографируюсь в настоящий момент и добавляю фото с камеры
Есть ещё один способ, когда я просто перетаскиваю понравившуюся картинку с любого сайта.
В контекстном меню самой картинки можно менять её параметры: яркость, прозрачность и т.д.
Списки
Для того чтобы текст был наглядным и структурированным, нужны списки. И здесь они есть, так как же как и в Word. На панели инструментов есть кнопки “Маркированный список” и “Нумерованный список”. На кнопочках есть стрелки, с помощью которых можно выбрать шаблон (точки, галочки или цифры). Есть два варианта работы со списками:
- я выделяю уже готовый текст и нажимаю одну из этих кнопок - красивый и легко читаемый текст готов;
- выбираю шаблон маркера, с новой строки пишу новый пункт списка с помощью Enter. Если мой список закончился и просто нужно продолжить текст - нажимаю Ctrl+Enter.
Таблицы
В Гугл Докс, так же как и в Words, можно вставлять в текст Таблицы. Для этого:
- я нажимаю в меню вкладку “Таблица” и выбираю пункт “Вставить таблицу”;
- выбираю необходимое количество строк и столбцов
- ввожу в ячейки текст и изображения.
Для изменения количества столбцов и строк или их удаления, я использую контекстное меню таблицы.
Для того чтобы изменить параметры строк и столбцов, можно навести курсор на линию и передвинуть в нужную сторону.
Для изменения цвета фона, цвета границ, ширины границ и стиль, я делаю активной ячейку, щёлкая по ней, и на панели появляются кнопки редактирования.
Для того чтобы изменить отступы, размеры ячеек, поменять параметры линий-границ, я использую в контекстном меню таблицы пункт “Свойства таблицы”, там это всё доступно для редактирования.
Нажав в контекстном меню “Удалить таблицу” можно полностью её удалить, а с помощью клавиши Delete можно удалить содержимое ячеек, выделив необходимые ячейки курсором.
Диаграммы
Помимо изображений и таблиц, возможно вставить в текст диаграмму:
- нажимаю кнопку “Диаграмма” во вкладке «Вставка»;
- выбираю вид диаграммы: столбчатую, линейчатую, круговую или график.
Редактировать данные таблицы можно в файле Google Таблица . Для этого я выделяю таблицу и в верхнем углу нажимаю “Открыть в таблицах”. Внешний вид диаграммы можно поменять через контекстное меню. После того как я закончила редактирование диаграммы в файле Гугл Таблицы, я нажимаю кнопку “Обновить” на диаграмме .
Можно пойти другим путём: я создаю диаграмму сначала в Гугл таблицах, а потом уже вставляю её в документ Гугл. Для этого в разделе “Вставка” при выборе пункта, я нажимаю «Выбрать из таблиц”.
Рисунки
С помощью рисунков можно украсить текст и сделать его более наглядным и схематичным. Это могут быть стрелки, схемы и т.д. Для этого я аналогично захожу во “Вставка” и выбираю пункт “Рисунок”. В открытом поле можно добавлять фигуры, текстовое поле или изображения. Текст можно написать в самой фигуре. Если необходимо сделать рисунок разноцветным, я использую инструмент Word Art, где можно раскрасить рисунок, и потом “Сохранить и Закрыть” в правом верхнем углу.
Формулы
Формулы - это разные символы, которые я путём “Вставка” - ”Формула” могу добавить в текст.
Как настроить стили?
В Гугл Докс очень удобно настраивать свой стиль текста:
- я пишу пару слов;
- выделяю и меняю такие настройки как: необходимый шрифт, размер текста и т.д.;
- не снимая выделение, выбираю во вкладке “Формат” - ”Стили абзацев”;
- шагаю вниз к “Настройкам” и нажимаю “Сохранить” как стили по умолчанию”.
После пройденных шагов во всех файлах сохраняются установленные параметры.
История изменений
С помощью функции “Посмотреть историю изменений” во вкладке “Файл”, можно просмотреть свои изменения и вернуть их. Это очень удобно, когда я,например, уже что-то удалила и потом вдруг передумала.
Полезные сервисы
В «Инструментах» есть такие полезные сервисы как : Статистика, проверка правописания, Автозамена и Голосовой ввод. Эти сервисы очень облегчают работу в Гугл Докс.
Статистика
Во вкладке “Инструменты” я выбираю “Статистика”, где могу посмотреть, сколько написано страниц, слов, знаков в моём рабочем документе. Для копирайтера это очень полезная вкладка.
Проверка правописания
Так же как и в Word, походу написания текста Гугл докс сразу подчёркивает слова с ошибками. Я исправляю их сразу после написания одного абзаца:
- правой кнопкой мыши нажимаю на выделенное слово;
- Гугл докс предлагает запустить проверку правописания и даёт правильные варианты слова;
- бывает, что программа не знает слов, тогда она предлагает добавить их в словарь.
Таким образом, программа постепенно собирает все незнакомые слова, и подчёркнутых слов становится всё меньше.
Голосовой ввод
Во вкладке “Инструменты” есть самая чудесная опция Гугл докс для копирайтера. Это Голосовой набор. Когда я больше не могу писать, я начинаю диктовать программе, и она делает это за меня. Возможно, даже расставить знаки препинания с помощью этой функции, диктуя роботу слова: “запятая”, “точка”, «восклицательный знак», «вопросительный знак».
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Все эти опции можно найти в нашей уже любимой “Вставке”. Можно сделать оглавление, выбрать в каком углу будет стоять номер страницы, сделать сноску к любому слову; добавить колонтитул, в котором нужно указать информацию, которая должна быть на каждой странице. Всё очень просто и делается через “Вставку”, выбирая нужную опцию.
Как подключить новые шрифты в Google Docs?
Гугл док не даёт подключать шрифты. Я покажу вам, как сделать это без разрешения Гугл дока:
- я захожу в “Файл”, и во вкладке “Язык” нахожу English;
- теперь если вернуться в Шрифты, то там их станет больше и появится кнопка “Добавить шрифты”;
- отмечаю нужные шрифты и нажимаю ok.
Но чтобы сделать проверку правописания, мне нужно будет вернуть язык на “Русский”, при этом шрифты останутся в тексте без изменений.
Настройки доступа в Google Документах
Общий доступ к файлам - это главное преимущество гугл дока. Вам больше не нужно пересылать файлы друг другу для редактирования. Достаточно скинуть ссылку, и ваш партнёр сможет читать, редактировать и комментировать ваш файл в облаке. Более того, можно работать над файлом одновременно.
Доступ по ссылке
Работать в файле заказчик сможет только, если я открою доступ по ссылке. Таким образом, конфиденциальность информации сохраняется. Как настроить доступ?
- Я нажимаю на синюю кнопку “Настройки доступа” в правом углу, в ней появляются следующие варианты : Выключено, Просматривать, Комментировать, Редактировать.
- В зависимости от целей или доверия к другой стороне, я выбираю нужное и отправлю ссылку.
Доступ определённым пользователям
Я могу дать индивидуальный доступ по ссылке. Для этого необходимо, чтобы у второй стороны был аккаунт на Гугл диске. Тогда в “Настройках доступа” я указываю почту Gmail и только этому адресату будет доступен файл.
Общий доступ
Для того чтобы мой файл имел общий доступ в сети:
- я могу зайти в расширенные Настройки и во вкладке «Уровни доступа»;
- выбрать «Включить для всех в интернете»;
- документ появится в сети.
Второй способ:
- через вкладку «Файл» в основном меню выбираю – «Опубликовать в Интернете»;
- выбираю нужный вариант из двух: получить ссылку или выстроить документ на сайт;
- последнее действие - «опубликовать»
Доступ к папке с файлами
Аналогично настройке доступа к файлам, можно настроить доступ к папке. Это очень удобно, когда заказчику или партнеру необходимо видеть несколько документов сразу.
- я собираю всю необходимую информацию в Одну папку;
- вызываю контекстное меню для папки;
- выбрав «Совместный доступ», настраиваю доступ для всех.
Совместная работа над документом
Совместная работа над документом подразумевает, что в зависимости от того, какой доступ я предоставила другим пользователям, они смогут смотреть, редактировать или комментировать файлы.
Комментарии
Для того чтобы начать комментировать есть два способа:
- я выделяю предложение или часть текста и в контекстном меню и нажимаю “Оставить комментарий”;
- я выделяю предложение или часть текста, и автоматически справа появляется значок с “+”;
- нажимаю на него и можно оставлять комментарии.
Эта функция удобна не только при работе с другими пользователями. Я использую её, когда пишу сама, и мне нужно оставить комментарий или напоминание к фрагменту текста.
После того как комментарии больше не нужны, можно убрать их с помощью кнопки “Вопрос решён”.
Посоветовать правки
Для копирайтеров будет очень полезна функция “Режим советовать”. Другие пользователи с помощью этой функции могут предложить что-то изменить, то есть посоветовать. Но эти изменения вступят в силу только с моего согласия, когда я с ними ознакомлюсь. Под кнопкой “Настройки доступа” на панели задач есть кнопка режима. Действующий “Режим редактировать” можно поменять на “Режим Советовать”. Комментарии будут появляться на полях с возможностью принятия или отказа.
Закладки
Чтобы отправить заказчика сразу к нужной части текста, очень удобно использовать функцию Закладки. Для этого:
- я выделяю фрагмент текста;
- нажимаю в контекстном меню “Вставка” и выбираю “Закладка”;
- появляется флажок с выбором: ссылка или удаление;
- я выбираю ссылку, которую отправляю заказчику, чтобы он сразу попал на нужную страницу и нужный абзац.
Интеграция с Google Keep
В Гугл докс существует целый сервис для заметок, где я могу сохранить какие-то важные части статьи или текста. Для этого в “Инструментах” я нахожу “Блокнот -Keep”. Можно писать заметки в блокноте и потом при необходимости переместить их в текст и нажать “Добавить в документ”. А можно, наоборот, написать в тексте и перетащить в блокнот для хранения.
Веб-буфер обмена
В Гугл докс возможно хранить большие объёмы информации:
Текст, картинки, таблицы и т.д. Когда это понадобится в тексте или статье, можно воспользоваться, очень удобно. Я просто выделяю нужный текст, затем в “Правка” выбираю “Веб-буфер обмена” - “Копировать”.
Плагины для Google Документов
Плагины - это программные модули, которые используются для увеличения возможностей программы. То есть это какие-то необязательные, но полезные фишки, которые будут полезны в работе. Через интернет-магазин Гугл я советую купить следующие расширения возможностей:
- Google Docs offline - удобно что можно работать с файлами без подключения к сети, но как только Я подключусь к интернету - данные сразу же сохраняться в облаке.
- Google Docs to Word Press - с помощью этого расширения можно экспортировать документы в WordPress.
Для установки:
- я захожу в “Дополнения”;
- выбираю “Установить дополнения”;
- откроется огромное окно с множеством возможностей для усовершенствования работы;
- уже добавленный плагин можно найти в меню “Дополнения” и начать с ним работать.
Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов?
Эта чудесная программа, так похожая на Microsoft Word, но одновременно настолько усовершенствованная в плане использования, очень удобна в работе. Все преимущества я уже перечисляла, но хотелось бы ещё раз сделать акцент на том, что в Гугл докс я могу работать с текстом, абсолютно ничего не сохраняя, и показывать его заказчикам, просто отправив ссылку, открывая им доступ к редактированию или комментариям. Фантастически удобно, что больше я не завишу от дисков, флешек и кнопки “Сохранить”. Интернет даёт уникальные возможности сохранения данных в сети и одновременного использования их разными пользователями через Гугл докс. Данные могут быть любыми: текст, картинки, таблицы, презентации.
Галерея шаблонов в Google Docs
На главной странице Гугл докс при создании нового документа, я могу выбрать шаблон. Галерея предлагает разные варианты стандартных документов: резюме, письма, доклады и т.д. Можно открыть через “Файл” - “Создать из шаблона”.
Заключение
Гугл докс очень удобен и прост в использовании. Стоит только начать: простота и доступ к документам делают этой программе неоспоримый плюс. Единственное, нужно быть внимательным кому Вы предоставляете доступ, так как они могут удалить файл. Будьте внимательнее. Существенный минус гугл дока ещё и в том, что он работает в интернете, но для этого есть плагин Гугл докс офлайн. И опять же никто не запрещает мне сохранять важные документы на персональный компьютер, это возможно.
Автор статьи: Полина Кораблева
Спасибо. Очень доходчиво, просто и наглядно.
Елена, спасибо, что оценили нашу работу …
Читал недавно у Экзитерра тоже о работе с гугл доками, узнал про функцию голосового набора. Вот так бывает, работаешь в документе больше года и не знаешь даже о ней. Интересно, работает ли она в оффлайн режиме?
рады, что были полезны
ГОРЮ НЕТЕРПЕНИЕМ познакомиться…освоить и пользоваться такими широкими возможностями данной программы в удалённой работе копирайтера . И не только………………
Отлично. Действуйте )