Работа в Excel: подробный обзор основных инструментов

Обучение
579

Работа в Excel: подробный обзор основных инструментов

Расскажите об этой статье своим друзьям:

X
Осуществите Ваш 100 % переход на удаленную работу, используя нашу проверенную технологию и многолетний опыт работы

Умеете ли Вы работать в программе Excel? Этот вопрос вызывает недоумение, ведь Excel входит в перечень основных офисных программ. И тем не менее, огромное количество офисных сотрудников, для удобства которых эта программа и создавалась, не имеют представления о том, как выглядит работа в Excel. Давайте попробуем вместе укротить этого «страшного зверя» современного офиса.

работа в Excel

Работа в Excel: откуда он взялся

Программа Excel входит в стандартный набор офисных программ Microsoft Office. Почему-то считается, что работа в Excel необходима экономистам и бухгалтерам, поскольку работает как большой калькулятор и позволяет делать массу вычислений. Однако, это весьма односторонний взгляд.

Работа в Excel – это огромная таблица, которая позволяет создавать целые массивы информации. Вы можете обрабатывать собранные Вами данные любого формата (числового или буквенного) таким образом, как это необходимо Вам: составляя диаграммы, делая вычисления любого порядка, составляя отчеты различной сложности. А это можно использовать для любых презентаций, для систематизации данных одного или многих форматов, для лучшей иллюстрации и более полного использования статистических данных…

Для понимания ситуации скажу, что, используя функциональные возможности Excel, Вы сможете вносить в таблицу числовые данные и делать с ними любые необходимые вычисления: умножать и делить, складывать и вычитать. И вот именно это обстоятельство больше всего пугает пользователей. Почему? Да потому, что работа в Excel предполагает умение сохранить данные для каждой отдельной клеточки таблицы, умение составить формулы вычислений, понимание работы со столбцами, со строчками… Предлагаю заглянуть в основные моменты работы Excel.

Работа в Excel: давайте начнем с интерфейса

Начинать работу в новой программе всегда сложно, ведь боязнь нажать не ту кнопку сидит у нас в сознании довольно крепко. Но такая умная машина, как компьютер, уже давно научена программистами не отвечать на наши некомпетентные действия. Однако, знакомство с любой программой следует начинать с ее интерфейса. И работа в Excel -  не исключение.

работа в Excel

Являясь важным элементом программы Excel, панель вкладок горизонтальной лентой проходит вдоль всего окна, которое мы видим на мониторе. Обратите внимание на то, что все вкладки представляют собой набор команд по определенной теме. Так, например, если Вы наведете курсор на вкладку «Главная», то Ваша работа в Excel начнется со знакомства с разделами программы, которые отвечают за ввод текста в документе, его расположение не только на странице, но и, главным образом, в определенной ячейке. Вы сможете форматировать документ: по мере необходимости менять шрифт, выравнивать текст или цифру, стоящую в клеточке таблицы таким образом, чтобы она не выбивалась из формата документа.

работа в Excel

Над вкладками меню во многих вариантах программы находится панель быстрого доступа. Чаще всего на ней отображены значки действий, которые Вам позволяют сохранить документ, над которым Вы работаете. А также значки, что помогут Вам отменить одно или несколько предыдущих действий либо вернуться к последним введенным данным… Работа в Excel требует правильно организовать свое рабочее пространство: если Вам нужны какие-либо функции на панели быстрого доступа, то Вы всегда можете их там закрепить, выбрав из ниспадающего перечня команд при помощи галочки.

работа в Excel

Посмотрите внимательно и Вы увидите, что под лентой вкладок находится еще одна строчка. Она состоит из двух частей:

  • Та, что находится с левой стороны, называется строка имени. Работа в Excel предполагает работу с таблицей, так рассмотрите ее внимательнее. Вы увидите, что строки, расположенные горизонтально имеют нумерацию, а столбцы – обозначены буквами. Если сложить букву с цифрой, то получится имя той ячейки, где Вы сейчас работаете. Например, А1. Нашли? Не сложно? Благодаря этой функции при большом массиве информации можно всегда с легкостью определить, в каком месте документа Вы находитесь. Или очень быстро найти необходимые данные.
  • Та половина, что находится с правой стороны, называется строка формул. При помощи этой строки можно увидеть содержимое каждой ячейки.

Работа в Excel: как вводить данные?

Надо понимать, что таблицы могут быть заполнены как числовыми значениями, так и текстом, обозначениями дат и времени суток, ошибочными данными и логическими формулами. Согласитесь, что все это - совершенно различный формат. Однако работа в Excel позволяет соединить эти различные данные в одной таблице, если подобная необходимость у Вас есть. Просто нужно уметь ввести правильно информацию в каждую ячейку таблицы.

  • Числовые значения. Цифры от 0 до 9 и различные символы (знак + или -, $, %...) вводятся следующим образом. Сначала нужную ячейку выделяют, а затем, используя клавиатуру, вводят нужные цифры или символы. Вы увидите вводимые знаки и в строке формул, и в ячейке. По завершении ввода обязательно нажмите Enter, чтобы число сохранилось именно в этой конкретной ячейке. Учтите, что есть нюансы ввода дробных чисел, десятичных, формата времени и даты. Работа в Excel предполагает, что Вы знаете их.
работа в Excel  
  • Ввод текста. Практически любые буквы и символы можно вводить. Ваши возможности ввода ограничивает лишь ширина ячейки, но ее можно увеличить. Если текст окажется больше ширины ячейки, то он перекроет соседнюю, хотя будет находиться в своей ячейке.

работа в Excel

Работа в Excel требует, чтобы Вы отрегулировали ширину ячейки, ориентируясь на самый длинный текст. Для этого надо щелкнуть между заголовками столбцов и автоматически все настроится на самое длинное значение в этом столбце.

работа в Excel

  • Изменения в ячейке. Если Вы еще не фиксировали значения в ячейке при помощи клавиши Enter, то просто при помощи Delete и Backspace удалите неверные цифры или текст и напишите верное значение. В том случае, когда данные уже зафиксированы в ячейке, то на нее нужно навести курсор и щелкнуть два раза. После этого в ячейке появится курсор, как знак того, что работа в Excel может быть отредактирована. В любом случае по окончании изменения данных необходимо нажать клавишу Enter, чтобы сохранить все правки. Возможен вариант, когда Вы ошиблись, изменяя что-то. Все можно вернуть при помощи кнопочки “отменить”.

Работа в Excel: что Вам сказать про формулы...

Формулы, которые используются при построении таблиц, больше всего вызывают трепет у пользователей программы Excel. А между тем, именно ради них все и затевалось. Представьте себе, что у Вас целый столбец цифр и Вам надо сосчитать сумму. Вся надежда на калькулятор! А если такой столбец не один? Работа в Excel позволяет решить эту проблему, нужно лишь правильно создать и записать формулу, по которой и будет произведен расчет

Чтобы программа поняла, что Вы вносите алгоритм действий (формулу), а не цифровые данные, вводится знак равенства. Рассмотрим на примере. Выделим любую ячейку, скажем B1. Там, где у нас строка формул введем следующее: = 5+3. Далее - Enter: в ячейке мы увидим 8, а в строке формул =5+3 - формула. Вы можете потренироваться с различными математическими операциями: умножение, деление, вычитание. Но не забывайте о приоритете одних математических операций над другими. Работа в Excel станет значительно легче, если Вы будете пользоваться скобками. Вы никогда не забудете про приоритеты, так как действия в скобках выполняются в первую очередь.

Чтобы не быть голословными, давайте рассмотрим пример. Давайте внесем в ячейку B1 число 21, а в ячейку В2 -  цифру 9. В ячейку В3 мы поместим формулу = В1+В2. В этом случае здесь мы увидим цифру 30. Если Вы измените цифры в ячейках В1 и В2, то сумма в ячейке В3 тоже изменится. Можете поэкспериментировать!

работа в Excel

Если у Вас нет желания ошибиться при вводе адресов ячеек, то используйте компьютерную мышь. Работа в Excel предполагает следующий алгоритм действий:

  1. необходимо выделить ячейку В3, а в строке формул нужно поставить знак равенства;
  2. выделить ячейку В1 и поставить знак плюс;
  3. щелкнуть по В2 и важно не забыть нажать Enter.

Заключение

Мы попытались показать Вам лишь самые основные аспекты работы в программе Excel. Возможности Excel неисчерпаемы, и использовать их можно на многих уровнях, ведь специалисты компании Microsoft предлагают все новые и новые разработки и улучшения. Если Вы - простой пользователь, то Вам, скорее всего, не понадобятся все возможности программы. Однако, работа в Excel позволяет «не изобретать велосипед», не искать другой программный продукт в том случае, когда Вы знаете ее возможности. А Excel решает многие проблемы на раз!

 

 
Давайте мы подарим Вам
уроки по удаленной работе бесплатно
Просмотр уроков Вас ник чему не обязывает. Мы просто даем Вам возможность познакомиться с удаленной работой и понять, как Вы можете реализовать это в Вашей жизни
* Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Здорово

Вам важно сделать правильный выбор, чтобы не терять деньги и время. Наша команда готова оказать Вам бесплатную и качественную консультацию по телефону

Внесите Ваши данные в форму прямо сейчас - и мы свяжемся с Вами по телефону

Ваши данные никогда не будут переданы 3-м лицам.