Что такое Google Документы и как с ними работать? [Гид для новичков]

Полезное
1 855

Что такое Google Документы и как с ними работать? [Гид для новичков]

Расскажите об этой статье своим друзьям:

X
Осуществите Ваш 100 % переход на удаленную работу, используя нашу проверенную технологию и многолетний опыт работы

Всем привет! Сегодня мы будем постигать, что такое Google документы и Google Таблицы, а самое главное - как правильно с ними работать.

Бывала ли у Вас такая ситуация, когда Вам приходится работать в документе с нескольких компьютеров сразу? Например, Вы сделали работу в word, отправили ее заказчику, а он дописал поправки и отправил Вам. Потом Вы ему скинули доработанный материал, а он опять шлет поправки... В итоге на компьютере оказывается около десятка документов примерно одного содержания и названия. И как тут не запутаться?

Лично я сильно люблю Google за их разработки! В том числе им огромное спасибо за Google Документы, которые мало того, что бесплатные, так еще и работать можно в них прямо онлайн!

Общение с заказчиками по поводу поправок в документе моментально сокращается и теперь взаимодействие будет выглядеть иначе:

Вы делаете работу в Google Документы и открываете доступ Вашему заказчику прямо в этот документ онлайн, где он в режиме реального времени будет видеть, как Вы вносите поправки. Работайте над одним документом вместе, не создавая клонов и не путаясь в поправках!

Для доступа в Google Документы Вам необходимо только создать электронную почту на gmail.com.

После создания почты Вам предоставляется Google диск на специальном сервере Google – это 15 ГБ свободного интернет-пространства для хранения Ваших фотографий, книг, музыки, документов и таблиц, которые Вы будете там создавать или помещать и всего что только пожелаете.

Основные преимущества Google документов и таблиц:  

  • Функция автоматического сохранения избавляет Вас от постоянно нажатия Shift + F12 или иконки «дискета». Google делает это за Вас, сохраняя историю изменений, которую Вы всегда можете посмотреть. К тому же, если Ваш компьютер вдруг выключился или решил перезагрузиться, Вы никогда не потеряете работу, которую делали последние 5 часов. Ставьте лайк, если случалось такое в жизни...)
  • Файлы могут быть конвертированы в стандартные форматы Microsoft Office и обратно. Вы создали обычный документ Word или Excel у себя на компьютере, уходя, помещаете его на Google диск, находясь где-то продолжаете работать с ними на сервисе Google, придя домой, экспортируете документы в привычный Вам вид. Но большинство людей просто работают в онлайне - так проще)
  • Вы можете дать доступ к Google документам всем, у кого есть необходимость. Можно открыть доступ только для просмотра, для совместного редактирования и для того, чтобы оставить комментарии.

При совместном редактировании Вы увидите изменяющийся текст, и кто производит изменения.

При комментировании создается чат прямо в документе. Это очень удобно при общении с заказчиками.

  • Вам не требуют специальной программы для установки на Вашем компьютере, необходима только регистрации в Google и Ваш браузер.
  • Реализована возможность работы с Google документами и таблицами в офлайн режиме. Для этого Вам необходимо через настройки активировать автономный режим. Затем можно смело отключаться от сети. При подключении произойдет синхронизация всех изменений в Ваших работах.

Видите, Google Документы - действительно крутая вещь!

 

Правда, есть некоторые особенности работы в Google Документы:

  • Для перехода к автономному режиму работы изначально Вам необходимо активировать данную функцию. Если Вы этого не сделали, а интернет у Вас по какой-либо причине отключился, то пока Вы не найдете возможность выхода в интернет и активации данной функции офлайн работу на своем компьютере Вы продолжать не сможете.
  • Представьте такую ситуацию: Вы берете заказ на бирже фриланса «Отредактировать таблицу Excel» или «Откорректировать текст». Заказчик не высылает Вам таблицу или документ, а открывает доступ для редактирования. Вы спокойно работаете. Доходите до конца и неожиданно заказчик закрывает доступ. При таком положении дел Вы не сможете доказать, что выполнили работу, так как у Вас нет доказательств. Рекомендую Вам в такой ситуации периодически делать сохранения таблицы на свой компьютер, чтобы у Вас всегда были факты, подтверждающие выполнение заказа. Или просто копируйте себе документ и работайте "на своей территории", а заказчик будет наблюдать в режиме просмотра. Если ситуация позволяет Вам это сделать - делайте обязательно.
  • Работать в документах изначально Вы можете только онлайн. В случае отключения интернета у Вас не будет доступа к документам и таблицам. Чтобы избежать подобной неприятности, сразу при начале работы активируйте автономный режим.

 

Приступим к практике:

Чтобы приступить к работе, проходим авторизацию на сайте http://www.google.ru/ и запускаем сервис Google диск.

Теперь создаем документ. В меню выбираем пункт «Создать» и далее из выпадающего списка раздел «Документы».

google документы Как создать Google Документы

Перед нами открывается совершенно чистый лист, очень похожий на знакомый Вам лист Microsoft Word.

Напишите несколько строчек текста!

Кроме предложений есть возможность вставлять в документ формулы, таблицы, картинки, комментарии, колонтитулы, форматировать текст и автоматически формировать оглавление. Документ можно перевести на другие языки!

Кнопка «Сохранить» отсутствует, всё происходит автоматически.

Закрыв окно, Вы можете убедиться, что документ создан. Напишите его название!

google документы Как работать с Google Документами

Как открыть доступ в Google Документы для других людей?

Нажмите в правом верхнем углу кнопку «Настройки доступа»

google документы Как настроить совместный доступ в Google Документы

Вы можете выбрать один из двух видов доступа.

  • Нажимаете кнопку «Включить доступ по ссылке», копируете ссылку и отправляете её тому, кому предназначено здесь работать или просматривать этот документ.
  • Вводите электронные адреса пользователей (они должны заканчиваться на @gmail.com , и они на своем диске в папке «Доступные мне» видят данный документ
  • Выберите тип просмотра документа: редактирование, комментирование или чтение. Если Вы будете редактировать документ совместно, ставьте "Редактирование", а если человек будет только читать без возможности изменять данные, то лучше поставить "Чтение".

 

Редактирование и форматирование документов.

Вы можете редактировать Google Документы так же, как и обычные документы в Microsoft Word, поэтому останавливаться на форматировании документов мы не будем.

Но в Google Документах есть пара крутых фишек, о которых Вам стоит знать.

  1. Google Документы умеют работать с голосовым набором текста. Для этого достаточно включить соответствующую функцию, настроить микрофон и говорить четко и не слишком быстро. google документы Дополнительные инструменты в Google Документах
  2. Функция "Найти в словаре" позволяет "погуглить" нужное слово прямо из редактора.
  3. Также в Google Документах можно переводить документ.
  4. Вы имеете возможность скопировать форматирование одного фрагмента текста в другой.

    • выделите часть текста, с которой нужно скопировать форматирование
    • нажмите значок кисточки на панели инструментов
    • выделите текст, к которому требуется применить изменение
    • если требуется изменить форматирование в нескольких местах, то нажмите на кисточку дважды и примените исходный вариант форматирования в требуемых местах текста.

Работаем с Google Таблицами.

Снова заходим на наш Google диск. Нажимаем кнопку «Создать». Выбираем Google таблицу.

google документы Как создать новый документ в Google Таблицах

Вы увидите чистый лист. Очень похожий на знакомую всем таблицу Excel. Сразу производим переименование.

Вводите данные, рисуйте диаграммы, используйте формулы. Откройте доступ к таблице необходимому кругу людей.

Действия точно такие же, как и при работе с Google документом. Вы можете выбрать один из двух видов доступа.

Данные вводятся путем нажатия на ячейку и далее набираются необходимые символы. Ячейка может быть, как пустой, так и заполненной.

Форматирование производим с помощью панели инструментов

Можно изменять:

  • формат чисел, дат, денежных единиц
  • размер шрифта
  • начертание текста, который может быть полужирным, курсивом, зачеркнутым
  • цвет текста и заливку
  • границы
  • выравнивание текста

Для повторения последнего действия, нажмите Ctrl+Y. Это ускорит Вашу работу.

Чтобы отформатировать несмежные ячейки, удерживайте клавишу Ctrl и выполняйте все вышеперечисленные действия.

Заключение.

Google Документы - это одновременно очень простой и бесконечно удобный инструмент для работы через интернет, особенно если Вы постоянно работаете с текстами. Очень удобно сделать себе Google Таблицу, например, по учету своих расходов или для любых других данных, и вносить изменения в документ с любого компьютера, где есть выход в интернет.

К слову, в последнее время работодатели все больше переходят именно на электронные онлайн документы, поэтому любому фрилансеру просто жизненно необходимо научиться в них работать.

Это Вам понравится:

Чек-лист по продвижению групп ВКонтакте [Пошаговое руководство к действию]

20 секретных функций Microsoft Word, о которых Вы не подозревали!

 
 
Давайте мы подарим Вам
уроки по удаленной работе бесплатно
Просмотр уроков Вас ник чему не обязывает. Мы просто даем Вам возможность познакомиться с удаленной работой и понять, как Вы можете работать удаленно на постоянной основе
* Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Здорово

Вам важно сделать правильный выбор, чтобы не терять деньги и время. Наша команда готова оказать Вам бесплатную и качественную консультацию по телефону

Внесите Ваши данные в форму прямо сейчас - и мы свяжемся с Вами по телефону

Ваши данные никогда не будут переданы 3-м лицам.